Veri Sorumlusu

Kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla Başkent Vize Turizm Seyahat Acenteleri Ltd. Şti. tarafından işlenmektedir.

Şirket Unvanı: Başkent Vize Turizm Seyahat Acenteleri Ltd. Şti.
TÜRSAB Belge Adı: Vize Center Travel Agency
Marka Adı: Başkent Vize
Web Sitesi: https://basvuru.baskentvize.com
Adres: Çankaya Mah. Cinnah Cad. No: 35/10 Çankaya, Ankara, Türkiye
Telefon: +90 312 446 20 02
E-posta: yonetim@baskentvize.com.tr

İşlenen Kişisel Veri Kategorileri

Hizmetlerimizin niteliğine göre aşağıdaki kişisel veri kategorileri işlenebilir:

Kimlik Bilgileri

Ad, soyad, T.C. kimlik numarası, pasaport numarası, doğum tarihi, doğum yeri, uyruk, medeni durum, imza, kimlik veya pasaport görseli gibi bilgiler.

İletişim Bilgileri

Telefon numarası, e-posta adresi, adres bilgisi, WhatsApp iletişim bilgisi ve diğer iletişim kanallarına ilişkin bilgiler.

Müşteri İşlem Bilgileri

Başvuru yapılmak istenen ülke, vize türü, seyahat amacı, başvuru durumu, randevu bilgileri, hizmet talebi, başvuru notları, işlem geçmişi ve danışmanlık sürecine ilişkin kayıtlar.

Seyahat ve Başvuru Bilgileri

Seyahat tarihleri, uçuş bilgileri, otel veya konaklama bilgileri, davetiye bilgileri, seyahat sağlık sigortası bilgileri, başvuru formları, randevu belgeleri ve başvuru dosyasında yer alan destekleyici evraklar.

Mesleki ve Eğitim Bilgileri

Çalışma durumu, işyeri bilgileri, meslek, şirket evrakları, öğrenci belgesi, SGK kayıtları, maaş bordrosu, izin yazısı, sponsorluk bilgileri ve başvuru dosyası kapsamında sunulan diğer mesleki veya eğitim bilgileri.

Finansal Bilgiler

Banka hesap dökümleri, gelir bilgileri, ödeme bilgileri, fatura bilgileri, hizmet bedeli kayıtları ve başvuru dosyasında sunulan finansal belgeler.

Görsel ve İşitsel Kayıtlar

Biyometrik fotoğraf, pasaport görselleri, kimlik görselleri, belge görselleri, ofis güvenliği kapsamında kamera kayıtları veya hizmet süreci kapsamında tarafımıza iletilen görsel belgeler.

İşlem Güvenliği ve Dijital Veriler

IP adresi, çerez kayıtları, internet sitesi kullanım verileri, cihaz bilgileri, tarayıcı bilgileri, tarih-saat kayıtları, form gönderim kayıtları ve sistem logları.

Hukuki İşlem Bilgileri

Sözleşmeler, hizmet formları, onay metinleri, şikayet kayıtları, talep kayıtları, hukuki yazışmalar ve uyuşmazlık süreçlerine ilişkin bilgiler.

Pazarlama ve İletişim Tercihleri

Ticari elektronik ileti tercihleri, kampanya bilgilendirme onayları, çerez tercihleri, reklam ve iletişim izinleri.

Özel Nitelikli Kişisel Veriler

Vize başvuru sürecinin gerektirdiği durumlarda sağlık raporu, seyahat sağlık sigortası kapsamında sağlık bilgileri, adli sicil kaydı, biyometrik veri niteliği taşıyabilecek belgeler veya ilgili ülke prosedürleri kapsamında talep edilen özel nitelikli kişisel veriler işlenebilir.

Özel nitelikli kişisel veriler, yalnızca başvuru sürecinin gerektirdiği ölçüde, ilgili mevzuata uygun şekilde ve gerekli hallerde açık rıza alınarak işlenir. KVKK’ya göre özel nitelikli kişisel veriler daha sıkı koruma gerektiren veri grubudur.

3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla işlenebilir:

• Vize danışmanlık hizmeti sunulması
• Başvuru yapılacak ülke ve vize türüne göre ön değerlendirme yapılması
• Evrak listesinin hazırlanması
• Başvuru formu ve başvuru dosyası hazırlığı konusunda destek verilmesi
• Randevu sürecinin planlanması ve takip edilmesi
• Başvuru merkezleri, konsolosluklar veya ilgili resmi makam süreçleri hakkında bilgilendirme yapılması
• Seyahat sağlık sigortası, uçak bileti, otel rezervasyonu ve seyahat planlaması hizmetlerinin yürütülmesi
• Müşteri taleplerine telefon, WhatsApp, e-posta veya diğer iletişim kanalları üzerinden dönüş yapılması
• Hizmet sözleşmelerinin kurulması ve ifası
• Ödeme, fatura, muhasebe ve finans işlemlerinin yürütülmesi
• Müşteri memnuniyeti, talep, şikayet ve destek süreçlerinin yürütülmesi
• Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi
• Olası uyuşmazlıklarda hakların korunması ve kullanılması
• Web sitesinin güvenliğinin sağlanması
• Çerez, analiz ve reklam performans süreçlerinin yönetilmesi
• Kampanya, duyuru ve bilgilendirme faaliyetlerinin yürütülmesi
• Yetkili kurum ve kuruluşlardan gelen taleplerin karşılanması

Başkent Vize, kişisel verileri hizmetin gerektirdiği ölçüde, belirli, açık ve meşru amaçlar için işlemeyi esas alır.

4. Kişisel Veri Toplama Yöntemleri

Kişisel verileriniz aşağıdaki yöntemlerle toplanabilir:

• Web sitesi başvuru formları
• İletişim formları
• WhatsApp yazışmaları
• Telefon görüşmeleri
• E-posta yazışmaları
• Ofis ziyaretleri
• Fiziki veya dijital evrak teslimleri
• Online başvuru ve danışmanlık talepleri
• Sosyal medya ve reklam yönlendirme formları
• Çerezler, analiz araçları ve dijital takip teknolojileri
• Başvuru merkezleri, seyahat hizmet sağlayıcıları, sigorta şirketleri ve iş ortakları aracılığıyla iletilen bilgiler
• Başvuru sahibinin kendisi, yasal temsilcisi, sponsoru, aile bireyi veya yetkilendirdiği kişiler tarafından sağlanan belgeler

Kişisel verileriniz otomatik, kısmen otomatik veya otomatik olmayan yöntemlerle işlenebilir.

5. Kişisel Verilerin İşlenmesinin Hukuki Sebepleri

Kişisel verileriniz, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda yer alan aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenebilir:

• Açık rızanızın bulunması
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifası için veri işlemenin gerekli olması
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlemenin gerekli olması
• Kanunlarda açıkça öngörülmesi
• İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması

Kişisel verilerin işlenebilmesi için Kanun’un 5. maddesinde sayılan işleme şartlarından en az birinin bulunması gerekir.

Özel nitelikli kişisel veriler ise Kanun’da öngörülen şartlara uygun olarak ve gerekli hallerde ayrıca açık rıza alınarak işlenir.

6. Kişisel Verilerin Aktarılabileceği Taraflar

Kişisel verileriniz, hizmetin gerektirdiği ölçüde ve ilgili mevzuata uygun olarak aşağıdaki kişi, kurum ve kuruluşlarla paylaşılabilir:

• Şirket çalışanları ve yetkili hizmet personelleri
• Başvuru yapılacak ülkenin konsolosluğu, büyükelçiliği, resmi temsilciliği veya yetkili başvuru merkezi
• Vize başvuru merkezleri ve randevu sistemleri
• Seyahat sağlık sigortası şirketleri
• Uçak bileti, otel rezervasyonu ve seyahat hizmet sağlayıcıları
• Kargo, kurye, tercüme, fotoğraf, form hazırlama ve benzeri destek hizmeti sağlayıcıları
• Yazılım, bulut, veri barındırma, güvenlik ve teknik altyapı hizmet sağlayıcıları
• Muhasebe, mali müşavirlik, hukuk ve danışmanlık hizmeti alınan kişiler
• Bankalar, ödeme kuruluşları ve finansal işlem sağlayıcıları
• Reklam, analiz ve pazarlama hizmet sağlayıcıları
• Kanunen yetkili kamu kurumları, mahkemeler, icra daireleri ve idari makamlar

Kişisel veri aktarımı, yalnızca ilgili hizmetin yürütülmesi, yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi, hakların korunması veya açık rıza gerektiren hallerde açık rızanızın alınması amacıyla yapılır.

7. Yurt Dışına Veri Aktarımı

Vize başvuru süreçleri doğası gereği yabancı ülke temsilcilikleri, konsolosluklar, büyükelçilikler, resmi başvuru merkezleri veya yurt dışı bağlantılı sistemlerle işlem yapılmasını gerektirebilir. Bu nedenle başvuru dosyasında yer alan kişisel verileriniz, başvuru yapılacak ülkenin yetkili makamlarına veya yetkilendirilmiş başvuru merkezlerine aktarılabilir.

Ayrıca web sitesi altyapısı, e-posta, WhatsApp, reklam, analiz, bulut depolama veya dijital iletişim hizmetleri kapsamında yurt dışı bağlantılı hizmet sağlayıcıların sistemleri kullanılabilir.

Yurt dışına veri aktarımı, KVKK’da öngörülen şartlara uygun şekilde, hizmetin yürütülmesi için gerekli olduğu ölçüde ve gerekli hallerde açık rızanız alınarak gerçekleştirilir.

8. Başvuru Sahibinin Üçüncü Kişilere Ait Verileri Paylaşması

Vize başvuru sürecinde başvuru sahibi; aile bireyleri, sponsor, davet eden kişi, işveren, şirket yetkilisi veya seyahat arkadaşı gibi üçüncü kişilere ait bilgileri tarafımıza iletebilir.

Başvuru sahibi, kendisi dışında üçüncü kişilere ait kişisel verileri paylaşmadan önce ilgili kişileri bilgilendirmekten ve gerekli hallerde izinlerini almaktan sorumludur. Başkent Vize, bu verileri yalnızca başvuru sürecinin gerektirdiği ölçüde ve hizmetin yürütülmesi amacıyla işler.

9. Kişisel Verilerin Saklanması

Kişisel verileriniz, işleme amaçlarının gerektirdiği süre boyunca ve ilgili mevzuatta öngörülen yasal saklama süreleri dikkate alınarak saklanır.

Saklama süreleri; hizmet ilişkisinin niteliğine, başvuru sürecinin devam edip etmediğine, sözleşme, muhasebe, vergi, hukuki uyuşmazlık ve resmi yükümlülüklere göre değişebilir.

Saklama süresinin sona ermesi veya işleme amacının ortadan kalkması halinde kişisel verileriniz ilgili mevzuata uygun şekilde silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

10. Kişisel Veri Güvenliği

Başkent Vize, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini, yetkisiz kişilerin erişimini ve verilerin hukuka aykırı şekilde paylaşılmasını önlemek amacıyla makul teknik ve idari tedbirleri alır.

Bu kapsamda erişim yetkileri sınırlandırılır, dijital sistemlerin güvenliği sağlanmaya çalışılır, evrak ve kayıtların korunmasına özen gösterilir, çalışanlar gizlilik yükümlülükleri hakkında bilgilendirilir.

Bununla birlikte internet, e-posta, WhatsApp ve benzeri dijital iletişim kanalları üzerinden yapılan veri aktarımlarının tamamen risksiz olduğu garanti edilemez. Bu nedenle başvuru sahiplerinin, gerekli olmayan veya talep edilmeyen hassas belgeleri dijital kanallar üzerinden göndermemesi önerilir.

11. İlgili Kişinin KVKK Kapsamındaki Hakları

KVKK’nın 11. maddesi kapsamında, kişisel verilerinizle ilgili olarak aşağıdaki haklara sahipsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
• Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
• Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
• Kişisel verilerinizin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
• Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde düzeltilmesini isteme
• İlgili mevzuatta öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme
• Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler aracılığıyla analiz edilmesi nedeniyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi nedeniyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme

KVKK’nın ilgili kişi haklarına ilişkin resmi açıklamasında bu haklar ayrıca sayılmıştır.

12. Başvuru Yöntemi

KVKK kapsamındaki taleplerinizi aşağıdaki yöntemlerle tarafımıza iletebilirsiniz:

• Yazılı dilekçe ile şirket adresimize başvurarak
• Noter aracılığıyla gönderim yaparak
• Kayıtlı elektronik posta adresi üzerinden başvurarak
• Daha önce sistemimizde kayıtlı olan e-posta adresiniz üzerinden başvuru yaparak
• Güvenli elektronik imza veya mobil imza kullanarak başvurarak

Başvurunuzda ad, soyad, iletişim bilgisi, talep konusu ve kimliğinizi doğrulamaya yarayacak gerekli bilgiler yer almalıdır.

Başvurularınız, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır. KVKK’nın ilgili kişi başvurularına ilişkin resmi açıklamalarında, başvuruların en geç 30 gün içinde cevaplandırılması gerektiği belirtilmektedir.